18 Abr Impedir el cierre de la hoja de una Sociedad en el Registro Mercantil y efectuar apertura de la ya cerrada, sin presentación de cuentas anuales.
COMO IMPEDIR EL CIERRE DE LA HOJA DEL REGISTRO DE UNA SOCIEDAD Y COMO ABRIR LA HOJA CERRADA, SIN PRESENTACION DE CUENTAS.
Estamos acostumbrados a la devolución, por el Registro Mercantil, de escrituras que tienen que ser inscritas para desplegar su plena eficacia, con la calificación registral de no se inscribible por tener la sociedad cerrada la hoja registral por falta de presentación de cuentas.
Tenemos que diferenciar entre el cierre por falta de presentación de cuentas, que efectúa el Registrador por si mismo al haber transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social y sin haberse efectuado la presentación de las cuentas; y el cierre por baja en el censo de entidades del Ministerio de Economía y Hacienda, que efectúa el Registrador en cumplimiento de un mandato del mismo y que solo se puede abrir mediante otro mandato ministerial.
Vamos a analizar solamente el cierre por falta de presentación de cuentas.
Está contemplado en el artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil que dispone en su apartado 1 que “Transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito” para seguir expresado los documentos que quedan exceptuados de dicha norma y, que por consiguiente, pueden ser inscritos a pesar del cierre de la hoja.
En este primer apunte, aunque no es el tema de estas notas, vamos a destacar que la fecha a partir de la que se computa el año para que tenga lugar el cierre de la hoja del Registro, es la fecha “del cierre del ejercicio”. Es decir, a partir del último día de su ejercicio social o económico. Tenemos que tener presente que no todos los ejercicios coinciden con el año natural, encontrándonos actualmente, y cada vez con mayor frecuencia, ejercicios que van de 1 de abril de un año al 31 de marzo del año siguiente u otras fechas.
Entrando en el tema, vamos a analizar la expresión “sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas”, preguntándonos ¿es posible el depósito de las cuentas que no se aprueben?
La contestación es que no se pueden presentar “para su depósito” cuentas que no estén aprobadas.
Nos encontramos ante una situación especial y particular: el órgano de administración ha formulado las cuentas del ejercicio y la junta está debidamente convocada y celebrada, todo ello en “debida forma”, pero las cuentas no se aprueban por la mayoría de los socios necesaria por cualquier motivo. En estos casos es cuando entren en juego los apartados 5, 6 y 7 del mismo artículo 378 del Reglamento del Registro, que nos dan la oportunidad de evitar el cierre de la hoja registral en primer lugar y, si el cierre ya se ha efectuado, de abrir la hoja del registro, solamente acreditando que las cuentas no se han depositado por no estar aprobadas por la junta general.
El apartado 5 del mismo artículo del R.R.M., define como se debe de acreditar lo anterior, “mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas, en la que se expresará la causa de la falta de aprobación o mediante copia autorizada del acta notarial de la junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales
El mismos apartado 5 del artículo 378 establece que para impedir el cierre, la certificación o la copia del acta deberán presentarse en el Registro Mercantil antes de que finalice el plazo previsto en el apartado 1 del mismo artículo. Esto es, antes de transcurrir un año desde el cierre del ejercicio social.
Hasta aquí tenemos que una certificación del órgano de administración con las firmas legitimadas, donde se certifique que las cuentas del ejercicio social cerrado a fecha tal no han sido presentadas en el Registro Mercantil para su depósito por falta de aprobación de las mismas en la Junta general de fecha tal que debía de aprobarlas, presentada en el Registro antes de un año del cierre del ejercicio IMPIDE el CIERRE de la HOJA REGISTRAL.
Pero ¿y si ya ha transcurrido el año y el Registrador ha cerrado la hoja? Este es el caso que más frecuente vemos en las oficinas públicas notariales.
En esta situación, nos tenemos que ir al punto 7 del artículo 378 del R.R.M., el cual concreta hasta cuando persiste el cierre de la hoja, al contemplar que “El cierre del Registro persistirá hasta que se practique el depósito de las cuentas pendientes o se acredite, en cualquier momento, la falta de aprobación de éstas en la forma prevista en el apartado 5.”
Así pues, con una certificación en los términos expresados anteriormente en estos comentarios y presentada en el Registro Mercantil “en cualquier momento”, se abre automáticamente y por un plazo de SEIS MESES, la hoja CERRADA, lo que permitirá en ese mismo plazo INSCRIBIR los acuerdos que estuvieren pendientes.
Al final, ya tenemos la hoja abierta, pero ¿Y las cuentas? ¿Hay que presentarlas o no?
Nos hemos dejado entre el apartado 5 (impedir que se cierre la hoja) y el apartado 7 (abrir una hoja ya cerrada) el apartado 6 del mismo artículo 378 del R.R.M., establece que “En los casos a que se refieren los anteriores apartados 3, 4 y 5 subsistirá la obligación de depósito de las cuentas correspondientes a los ejercicios posteriores.”
Dicha obligación no se establece con respecto al apartado 7, ya que el cierre del Registro solo es para el supuesto de que se incumpla la obligación de depositar las cuentas, pero no por el hecho de no ser aprobadas.
Conclusiones:
a) Se puede impedir el cierre de la hoja registral de una entidad, por falta de depósito de las cuentas, siempre que dentro del año posterior a la fecha del cierre de su ejercicio social, se presente certificación del órgano de administración con firmas legitimadas, en la que se exprese la causa de la falta de aprobación o mediante copia autorizada del acta notarial de la junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas, siendo ambos documentos suficientes para su acreditación. En este caso, procederá la obligación de depósito de las cuentas correspondientes a los ejercicios posteriores, pero NO AL EJERCICIO que iba a producir el cierre.
b) Se puede abrir la hoja registral de una entidad, cerrada por falta de depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, en cualquier momento, en la forma expresada anteriormente para impedir el cierre. En este caso, no solamente hay que presentar las cuentas correspondientes a los ejercicios posteriores sino que también subsiste la obligación de presentar las cuentas de los EJERICICIOS que no se han presentado y las del que ha motivado el cierre de la hoja.
Para terminar, hay que observar que el mismo artículo 378, intenta evitar que esto sea una excusa para no presentar las cuentas y establece una cautela temporal, al condicionar que se deberá justificar la permanencia de la situación de no aprobación de cuentas cada seis meses y otra cautela de “publicidad” al establecer que dicha subsistencia de aprobación tiene que ser objeto de inscripción y de publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil. Estas cautelas, aunque incluidas en el apartado 5 “evitación del cierre de la hoja antes de que se produzca” es de aplicación a lo dispuesto en el aparte 7 por remisión de éste al apartado 5 del mismo artículo.